Ks. Dr A. Witkowiak
Korespondencja urzędowa
Na wszelkie pisma otrzymane od Władzy Duchownej (i w ogóle pisma urzędowe) trzeba, o ile to możliwe, odpowiedzieć jak najszybciej, najpóźniej w okresie 14 dni. Jeśli w piśmie jest wyznaczony specjalny termin na udzielenie odpowiedzi, należy go bezwzględnie dotrzymać. Zwlekanie z udzieleniem odpowiedzi na pisma urzędowe jest wyrazem lekceważenia przełożonych i może nas narazić na upomnienia i inne przykre następstwa.
Na pisma urzędowe odpowiadamy na papierze białym, używając dużej (blokowej lub maszynowej) karty, którą odpowiednio zginamy przed umieszczeniem w kopercie. W korespondencji urzędowej używamy białej, niebieskiej (zielonej) lub żółtej koperty dużego formatu. Nie wolno w żadnym razie odpowiadać Władzy Duchownej na tym samym formularzu, który od Niej otrzymaliśmy. Bardzo źle świadczy o nadawcy zwyczaj wysyłania urzędowej korespondencji, na małych kartkach papieru (np. wydartych z zeszytu itp.).
Listy urzędowe można pisać ręcznie lub na maszynie (w tym wypadku należy umieścić własnoręczny podpis). Własnoręczne pismo winno być wyraźne i staranne.
Cel pisma trzeba wyłożyć krótko, jasno, tak by sprawa była dostatecznie przedstawiona. W ten sposób zaoszczędzimy Władzy Duchownej ponownego zwracania się o wyjaśnienie, a sobie dalszej korespondencji.
Układ listu urzędowego jest następujący: Na karcie zgiętej podłużnie, u góry po prawej stronie umieszczamy miejscowość i datę.
Po lewej stronie u góry, nieco niżej (dwie linie) od daty, podajemy krótkie streszczenie listu, np. Prośba Ks. Witolda Napieralskiego, proboszcza w Łopianach, o udzielenie wakacji w terminie od 1 do 30 lipca 1960 r.
Opuściwszy pięć linii po prawej stronie umieszczamy tytuł adresata, np. Prześwietna Kuria Metropolitalna; Ekscelencjo itp.
Dwie linie pod tytułem rozpoczynamy pisać właściwy tekst listu, zaznaczając każdą nową myśl odstępem (a linea). W treści pod koniec listu wymieniamy załączniki, jeśli je do listu dołączamy.
Na zakończenie, dwie linie pod listem umieszczamy zwrot grzecznościowy: Proszę przyjąć wyrazy czci i uszanowania.
Pod zakończeniem, nieco niżej, umieszczamy podpis, przy którym w korespondencji urzędowej można podać posiadany tytuł (nie jest to jednak konieczne). Jeszcze niżej pod podpisem podaje się liczbę załączników, ale bez wyszczególnienia ich tytułów, np.: 3 załączniki.
Po lewej stronie u dołu powtarza się raz jeszcze adres: np. Prześwietna Kuria Metropolitalna w Gnieźnie.
Kopertę z pismem urzędowym adresujemy ręcznie lub maszynowo, używając tego samego tytułu, co w liście: Prześwietna Kuria Metropolitalna, Kapituła Katedralna, Kapituła Kolegiacka itd.