Ks. Dr A. Witkowiak
Układ listu
Na list składa się: data, tytuł, treść, zakończenie i podpis.
Miejscowość i datę umieszcza się u góry po prawej stronie, np.: Poznań, dnia 18 marca 1960 r. Wyjątkowo można napisać miejscowość i datę na końcu listu po lewej stronie karty, nieco niżej od podpisu.
Tytuł, np. Przewielebny Księże Proboszczu, umieszcza się na środku, mniej więcej w połowie karty (w każdym razie znacznie poniżej daty). Zasadniczo powtarza się ten sam tytuł, który podaje się w adresie na kopercie, np. Wasza Eminencjo, Wasza Ekscelencjo, Najprzewielebniejszy Księże Arcybiskupie, Księże Biskupie, Najdostojniejszy Arcypasterzu, Najczcigodniejszy, Czcigodny, Przewielebny Księże Prałacie, Kanoniku, Profesorze, Dziekanie itd.; Czcigodny, Szanowny, Łaskawy Panie lub Pani. Jeśli adresat ma więcej tytułów, wymienia się najwyższy spośród nich. Przy wymienianiu tytułów należy uważać, by nie przesadzać ani też nie pomniejszać znaczenia adresatów. Lepiej jest użyć wyższego tytułu aniżeli tytułu niedorównującego stanowisku adresata. W tekście listu tytuły powtarza się, zależnie od potrzeby, lecz w różnych odmianach, np. Ekscelencjo, Wasza Ekscelencjo, Czcigodny Księże Arcypasterzu itd. W listach do osób bliskich tytuły zależne są od uczuć, które nas z nimi łączą, np. Najdroższa Matko, Ojcze itd.
Treść listu zaczynamy pisać parę linii pod tytułem z zachowaniem marginesu. Treść listu powinna być przed przepisaniem na czysto starannie ułożona. Trzymamy się właściwego tematu w zależności od celu listu (zwłaszcza do osób wyższych pod względem towarzyskim piszemy listy zwięzłe i krótkie). Nie piszemy rzeczy obojętnych lub niestosownych. Nie pozwalamy sobie na żadne żarty, docinki, dwuznaczniki itd. Rzeczy ważne i obchodzące adresata poruszamy na pierwszym miejscu. W drugiej części listu można też wspomnieć o sobie, lecz zawsze z należytą skromnością i pokorą. W listach do rodziny, przyjaciół i bliskich znajomych mamy większą swobodę (mogą one co do sposobu przedstawienia treści stanowić pewnego rodzaju pogawędkę), byleby nie wykraczała ona przeciw powadze i godności kapłańskiej. Pod koniec listu wypada jeszcze raz powtórzyć krótko swą prośbę, polecając ją łaskawej pamięci adresata.
Zakończenie listu zawiera zwykle jakiś grzeczny zwrot, w którym wyrażamy nasze uszanowanie dla adresata: Proszę przyjąć wyrazy czci i uszanowania; Proszę przyjąć zapewnienie najgłębszej czci (np. do biskupa), wysokiego poważania, prawdziwego poważania, głębokiego szacunku, najszczerszej życzliwości; Miło mi przesłać zapewnienie o swym poważaniu; Pozostaję uniżony sługa w Chrystusie; Polecam Pana opiece Bożej i przesyłam wyrazy uszanowania; Łączę serdeczne pozdrowienia; Z prośbą o modlitwę itd. Zakończenie musi się zgadzać z tytułem użytym na początku listu, np. jeśli się pisze na początku listu do proboszcza: Czcigodny Księże Proboszczu, to w zakończeniu nie można mu przesyłać "serdecznych pozdrowień", lecz "wyrazy czci i uszanowania". Można też w zakończeniu listu prosić adresata o przekazanie pozdrowień, ukłonów lub uszanowania wspólnym znajomym lub jego krewnym, ale robi się to tylko w listach do osób, które stoją w bliższych stosunkach z nami (np. kleryk nie może prosić proboszcza, by przekazał jego pozdrowienia wikariuszowi).
Podpis (imię i nazwisko bez tytułu) kładzie się parę linii pod zakończeniem listu. Podpis winien być czytelny. Jeśli list piszemy na maszynie, należy się podpisać własnoręcznie. W liście do adresata, który nas jeszcze nie zna lub nie zna naszego adresu, dodajemy do podpisu swój tytuł i adres.
Tzw. P.S. (Post Scriptum) umieszcza się, jeśli zachodzi potrzeba, ten, jeśli po napisaniu listu przypominamy sobie jeszcze coś, co chcielibyśmy zakomunikować adresatowi. Czynimy to tylko w listach do osób bliskich, poniżej podpisu (nigdy nie czynić tego w listach do przełożonych i dostojników).
W prywatnych listach, pisanych do osób duchownych lub zakonnych oraz do osób świeckich (religijnych), możemy na początku listu na pierwszej karcie u góry po lewej stronie umieścić inicjały: N. b. p. J. Chr. (Niech będzie pochwalony Jezus Chrystus) lub też P. Chr. (Per Christum) albo sam krzyżyk. Nie robimy tego, jeśli mamy jakieś wątpliwości co do religijności adresatów i jeśli list piszemy do osób zajmujących wyższe stanowiska.